Cierre de año 2026: checklist de impuestos para tu negocio

1. Concilia todas las cuentas antes del 31 de diciembre

Todo lo demás depende de que los libros coincidan con la realidad. Antes de cerrar el año, concilia cada cuenta con su estado:

• Cuentas bancarias del negocio, tarjetas de crédito y líneas de crédito.
• Procesadores de pago y cuentas de comercio, para que los depósitos cuadren con ventas brutas, comisiones y devoluciones.
• Saldos de préstamos, separando intereses de capital.
• Aportes y retiros de los dueños, o distribuciones a accionistas, sin mezclarlos con ingresos ni gastos.
• Cuentas por cobrar y por pagar, incluidas las facturas que quizá no se cobren.

También es el momento de reclasificar gastos personales pagados con cuentas del negocio y de pedir los recibos que falten mientras los proveedores aún pueden enviar copias.

2. Reúne los W-9 y aplica el nuevo umbral del 1099

Pide un Formulario W-9 a cada contratista o proveedor al que le pagas servicios, idealmente antes del primer pago. Ahí obtienes el nombre y el número de identificación tributaria (TIN) que necesita la declaración informativa. Si el beneficiario no entrega un TIN correcto, puede aplicar la retención adicional (backup withholding) del 24%.

El umbral cambió para 2026. Con la P.L. 119-21, conocida como One Big Beautiful Bill Act, el mínimo para estas declaraciones subió a $2,000 para pagos hechos después del 31 de diciembre de 2025, y podrá ajustarse por inflación desde el año calendario 2027. Para los pagos de 2026:

• Formulario 1099-NEC: compensación a no empleados de $2,000 o más, incluidos honorarios de abogados.
• Formulario 1099-MISC: alquileres, premios y otros ingresos de $2,000 o más. Algunos conceptos conservan umbrales menores, como regalías de $10 o más y pagos brutos de $600 o más a un abogado.
• Pagos con tarjeta o aplicaciones: los pagos con tarjeta de crédito o por redes de pago de terceros los reporta la entidad liquidadora en el Formulario 1099-K, no tú.

El 1099-NEC se envía al IRS y al beneficiario a más tardar el 31 de enero, que en 2027 cae domingo, así que la fecha pasa al lunes 1 de febrero de 2027. Consulta las instrucciones de los Formularios 1099-MISC y 1099-NEC.

3. Cierra la nómina y prepara los W-2

• Confirma el nombre legal, el número de Seguro Social y la dirección de cada empleado.
• Concilia la nómina acumulada del año con los cuatro Formularios 941 trimestrales y con tus depósitos.
• Suma al salario los beneficios adicionales gravables antes de la última nómina del año.
• Recuerda a los empleados entregar un nuevo Formulario W-4 si su situación cambió; el calendario del IRS sugiere hacerlo antes del 1 de diciembre.

El W-2 de 2026 trae campos nuevos creados por la P.L. 119-21: la casilla 12 con código TT para la compensación calificada por horas extra, la casilla 12 con código TP para las propinas en efectivo reportadas al empleador y la casilla 14b para el código de ocupación con propinas del Tesoro. Esos montos hay que registrarlos durante el año, no reconstruirlos en enero.

Según las instrucciones de 2026 de los Formularios W-2 y W-3, las copias para los empleados y la presentación ante la Administración del Seguro Social (SSA) vencen el 1 de febrero de 2027. Si presentas al menos 10 declaraciones informativas, debes hacerlo de forma electrónica.

4. El cuarto pago estimado y el calendario de inicios de 2027

Los dueños de negocios unipersonales, sociedades y S corporations generalmente pagan impuesto estimado a título personal, porque la utilidad del negocio llega a su propia declaración. Según el Formulario 1040-ES de 2026, el cuarto pago de 2026 vence el viernes 15 de enero de 2027, y no es obligatorio si presentas tu declaración de 2026 a más tardar el 1 de febrero de 2027 y pagas todo el saldo con ella. Las corporaciones con año calendario hacen su cuarta cuota a más tardar el 15 de diciembre de 2026.

Cuando una fecha federal cae en sábado, domingo o feriado, pasa al siguiente día hábil. En 2027 eso mueve varias fechas conocidas:

El IRS publica el calendario completo de 2027 en la Publicación 509; conviene confirmar estas fechas cuando salga esa edición.

5. Revisa los plazos de los planes de retiro

No todos los plazos de los planes de retiro caen el 31 de diciembre:

• SIMPLE IRA: por lo general puede establecerse con efecto entre el 1 de enero y el 1 de octubre, si el empleador no tenía uno antes, con una excepción para empleadores nuevos que empiezan a existir después del 1 de octubre. Consulta la página del IRS sobre SIMPLE IRA.
• SEP: puede establecerse hasta la fecha límite, con prórrogas, de la declaración de impuestos del negocio de ese año, y los aportes del empleador vencen en esa misma fecha. Consulta la página del IRS sobre SEP.
• 401(k) y otros planes: cada uno tiene sus propias reglas de adopción, aportes por nómina y aportes del empleador. Revísalas con el proveedor del plan antes de la última nómina del año.

Los límites de aporte se ajustan cada año, así que confirma las cifras de 2026 para tu plan en lugar de usar las del año pasado.

6. Compras de equipo: Sección 179 y depreciación adicional en 2026

• Sección 179: para años fiscales que empiezan en 2026, el Rev. Proc. 2025-32 fija el máximo en $2,560,000, que se reduce dólar por dólar cuando los bienes de la Sección 179 puestos en servicio en el año superan $4,090,000. Para un vehículo deportivo utilitario (SUV), el monto tiene un tope de $32,000.
• Depreciación adicional (bonus): la P.L. 119-21 dejó en 100% de forma permanente la depreciación adicional del primer año para bienes calificados adquiridos después del 19 de enero de 2025, según la Notice 2026-11.
• Compras menores: con la regla de minimis (de minimis safe harbor), un negocio sin estados financieros aplicables puede deducir como gasto artículos de hasta $2,500 por factura o artículo, con una elección anual adjunta a la declaración presentada a tiempo.

El momento importa. Un bien se pone en servicio cuando está listo y disponible para su uso específico, así que un equipo pedido en diciembre pero entregado e instalado en enero por lo general corresponde a 2027. Guarda la factura, la constancia de entrega y la fecha en que cada activo empezó a usarse. Una deducción baja la renta gravable; no te devuelve el costo de la compra.

7. Cuenta el inventario y organiza los registros que debes guardar

Si vendes productos, haz un conteo físico lo más cerca posible del 31 de diciembre, compáralo con los libros y documenta la mercancía dañada u obsoleta. Para años fiscales que empiezan en 2026, un negocio con ingresos brutos anuales promedio de $32,000,000 o menos en los tres años fiscales anteriores cumple la prueba de ingresos brutos que abre algunas opciones contables más simples; si te convienen es algo para revisar con tu contador.

Después, reúne el año en un solo lugar:

• Estados de banco, tarjetas y préstamos de los doce meses.
• Registros de ventas, facturas y reportes del procesador de pagos, incluidos los 1099-K que recibas.
• Recibos de gastos, registros de millaje y soportes de viajes y comidas.
• Reportes de nómina, Formularios 941, 940, W-2 y W-3, y reportes RT-6 de Florida.
• Formularios W-9, copias de cada 1099 que emitas y documentos de compra de equipos.

La guía del IRS sobre conservación de registros pide por lo general 3 años; 6 años si quedó sin reportar un ingreso mayor al 25% del ingreso bruto declarado; y 7 años si reclamas una pérdida por valores sin valor o una deducción por deuda incobrable. Los registros de impuestos de empleo se guardan al menos 4 años después de la fecha en que el impuesto vence o se paga, la que sea posterior, y los de bienes hasta que venza el plazo de prescripción del año en que te deshaces de ellos.

Preguntas frecuentes

Fuentes

Información general, no asesoría tributaria, legal ni migratoria para tu caso. Las cifras y fechas se verificaron en fuentes oficiales en la fecha indicada y pueden cambiar; un CPA con licencia todavía no ha revisado este borrador. MTroncone CPA no está afiliada al IRS ni a ninguna agencia del gobierno.