La respuesta corta
En Florida, la nómina tiene dos niveles. A nivel federal, el empleador deposita electrónicamente la retención, el seguro social y Medicare, presenta el Formulario 941 cada trimestre y el 940 cada año, y entrega los W-2. Florida no tiene impuesto personal sobre la renta, pero el empleador presenta cada trimestre el reporte RT-6 del impuesto de reempleo y reporta a los empleados nuevos dentro de 20 días.
La nómina en Florida tiene dos niveles: federal y estatal
Florida no impone impuesto personal sobre la renta, así que no hay impuesto estatal sobre la renta que retener en los cheques de pago. Eso simplifica la nómina, pero quedan obligaciones estatales. Un empleador en Florida suele manejar estas:
| Obligación | Entidad | Frecuencia |
|---|---|---|
| Depósitos federales (impuesto retenido, seguro social, Medicare) | IRS | Mensual o bisemanal |
| Formulario 941 | IRS | Trimestral |
| Formulario 940 (FUTA) | IRS | Anual, con depósitos trimestrales cuando aplican |
| Formularios W-2 y W-3 | Empleados y SSA | Anual |
| Formulario RT-6 (impuesto de reempleo) | Departamento de Ingresos de Florida | Trimestral |
| Reporte de nuevos empleados | Florida New Hire Reporting Center | Dentro de los 20 días de cada contratación |
La compensación laboral (workers' compensation) es un seguro aparte, que tratamos al final.
Formulario 941 y calendarios de depósito federales
En 2026, el seguro social es de 6.2% para el empleador y 6.2% para el empleado sobre salarios de hasta $184,500, y Medicare es de 1.45% para cada uno, sin tope. Además, el empleador retiene un 0.9% de Additional Medicare Tax sobre el salario de un empleado que pase de $200,000 en el año; el empleador no lo iguala.
El Formulario 941 reporta esos impuestos y la retención federal cada trimestre. Vence el 30 de abril, el 31 de julio, el 31 de octubre y el 31 de enero, o el día 10 del mes siguiente si todos los depósitos del trimestre se hicieron a tiempo. Como el 31 de octubre de 2026 cae sábado, el 941 del tercer trimestre de 2026 vence el 2 de noviembre de 2026, y el del cuarto trimestre, el 1 de febrero de 2027.
Calendario de depósito. El IRS lo asigna cada año según un período de referencia (lookback period) de cuatro trimestres, del 1 de julio al 30 de junio. Para 2026 fue del 1 de julio de 2024 al 30 de junio de 2025. Si los impuestos reportados en ese período fueron de $50,000 o menos, depositas cada mes, a más tardar el día 15 del mes siguiente. Si pasaron de $50,000, depositas dos veces por semana: los impuestos de pagos de miércoles, jueves o viernes vencen el miércoles siguiente, y los de sábado a martes, el viernes siguiente. En ese caso también se presenta el Schedule B con el 941.
- Los empleadores nuevos depositan mensualmente durante su primer año calendario.
- Si acumulas $100,000 o más en un día, debes depositar el siguiente día hábil, sin importar tu calendario.
- Si el total del trimestre es menor a $2,500, por lo general puede pagarse con el 941 presentado a tiempo.
El detalle está en la Publicación 15 (Circular E).
Cómo se hacen los depósitos federales
Todos los depósitos de impuestos federales se hacen por transferencia electrónica de fondos. Las opciones que menciona el IRS son el Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS), un servicio gratuito del Tesoro; IRS Direct Pay; y la cuenta tributaria de negocio en el IRS. Un profesional de impuestos, un servicio de nómina o tu banco también pueden depositar por ti, y esos terceros pueden cobrar.
Cuando un proveedor de nómina deposita por ti, la responsabilidad legal del impuesto por lo general sigue siendo del empleador, así que vale la pena cruzar cada trimestre el historial de EFTPS con los reportes del proveedor.
Formulario 940 e impuesto federal de desempleo (FUTA)
El impuesto de la Federal Unemployment Tax Act (FUTA) lo paga solo el empleador; no se retiene a los empleados. Por lo general quedas cubierto si pagaste $1,500 o más en salarios en algún trimestre calendario, o tuviste al menos un empleado parte de un día en 20 semanas distintas o más, en el año actual o el anterior.
Para 2026, la tasa FUTA es de 6.0% sobre los primeros $7,000 de salario de cada empleado. Por lo general se puede tomar un crédito de hasta 5.4% por el impuesto estatal de desempleo, lo que deja la tasa efectiva en 0.6%, siempre que el impuesto estatal se haya pagado completo, a tiempo y sobre los mismos salarios, y que el estado no sea de crédito reducido (credit reduction state) ese año.
- FUTA se calcula por trimestre. Si pasa de $500, se deposita a más tardar el último día del mes siguiente al trimestre; si es de $500 o menos, se acumula al siguiente.
- El Formulario 940 de 2026 vence el 1 de febrero de 2027, o el 10 de febrero de 2027 si todo el FUTA se depositó a tiempo.
Formularios de fin de año: W-2, W-3 y 1099-NEC
Según las instrucciones de 2026 de los Formularios W-2 y W-3, las copias para los empleados y la presentación ante la Administración del Seguro Social (SSA) vencen el 1 de febrero de 2027. Si presentas al menos 10 declaraciones informativas, debes hacerlo de forma electrónica. El formulario de 2026 agrega la casilla 12 con código TT para la compensación calificada por horas extra, la casilla 12 con código TP para las propinas en efectivo reportadas al empleador y la casilla 14b para el código de ocupación con propinas del Tesoro, montos que tu nómina debe registrar durante el año.
Los contratistas independientes no están en nómina, pero sí entran en el cierre. Para pagos hechos después del 31 de diciembre de 2025, el Formulario 1099-NEC se exige cuando la compensación a no empleados llega a $2,000 en el año, y los de 2026 vencen ante el IRS y el beneficiario el 1 de febrero de 2027. Consulta las instrucciones de los Formularios 1099-MISC y 1099-NEC.
Impuesto de reempleo de Florida y Formulario RT-6
La versión de Florida del impuesto estatal de desempleo es el impuesto de reempleo (reemployment tax), que cobra el Departamento de Ingresos. Lo paga el empleador; los empleados no, y no se puede descontar de la nómina. La obligación suele empezar cuando la nómina trimestral llega a $1,500 en un año calendario o cuando el negocio tiene al menos un empleado durante 20 semanas cualesquiera de un año calendario.
- Base gravable: solo los primeros $7,000 pagados a cada empleado en el año calendario.
- Tasa para empleadores nuevos: 2.7%, que se mantiene hasta que el empleador haya reportado 10 trimestres. Después, depende del historial de beneficios del empleador.
- Rango en 2026: de 0.1% ($7 por empleado) a 5.4% ($378 por empleado).
El reporte trimestral del empleador, Formulario RT-6, incluye nombre, número de Seguro Social y salarios de cada empleado. Vence el día 1 del mes siguiente al trimestre y se considera tardío si no se presenta a más tardar el último día de ese mes: 30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre y 31 de enero, con paso al siguiente día hábil si cae en fin de semana o feriado. Así, el reporte del tercer trimestre de 2026 vence el 2 de noviembre de 2026. Quien tuvo 10 o más empleados en algún trimestre del año fiscal estatal anterior debe presentar y pagar electrónicamente. La multa por presentación tardía es de $25 por cada 30 días o fracción de retraso. Consulta la página de reportes y pagos del Departamento de Ingresos.
Pagar el impuesto de reempleo completo y a tiempo también es una de las condiciones para el crédito federal FUTA completo.
Reporte de nuevos empleados, E-Verify y compensación laboral
Nuevos empleados. Los empleadores de Florida reportan a los empleados nuevos y recontratados al Florida New Hire Reporting Center dentro de los 20 días siguientes a la contratación. Florida también exige reportar a los contratistas independientes a quienes pagas $600 o más en un año calendario, dentro de los 20 días siguientes al primer pago que requiera declaración informativa o a la fecha del contrato, lo que ocurra primero. Ese umbral estatal es distinto del federal de $2,000 del 1099-NEC.
E-Verify. Los empleadores privados de Florida con 25 o más empleados deben usar E-Verify con sus empleados nuevos, verificar la elegibilidad dentro de los tres días hábiles siguientes al primer día de trabajo y certificar ese uso en su primer reporte de impuesto de reempleo de cada año calendario.
Compensación laboral (workers' compensation). Es un seguro, no un impuesto de nómina, y lo supervisa la División de Compensación Laboral del Departamento de Servicios Financieros de Florida. La cobertura es obligatoria para empleadores fuera de la construcción con cuatro o más empleados, de la construcción con uno o más, y agrícolas con seis empleados regulares o doce temporales según conteos de días específicos. Los directivos de corporaciones y miembros de LLC cuentan en esas cifras, y algunos dueños pueden calificar para una exención.
Esto es información general. La configuración adecuada depende de cuántas personas empleas, cómo les pagas y cómo está clasificada tu empresa.
Para recordar
- Florida no tiene retención estatal sobre la renta, pero el impuesto de reempleo (RT-6) se reporta cada trimestre.
- Tu calendario de depósitos federales depende de un período de referencia de julio a junio y del umbral de $50,000.
- El 941 y el RT-6 del tercer trimestre de 2026 vencen el 2 de noviembre de 2026, porque el 31 de octubre cae sábado.
- Los empleados nuevos se reportan dentro de 20 días; en Florida, los contratistas se reportan desde $600, no desde $2,000.
Preguntas frecuentes
¿Florida tiene impuesto estatal de nómina?
Florida no tiene impuesto personal sobre la renta, así que no hay retención estatal. El empleador sí paga el impuesto de reempleo de Florida sobre los primeros $7,000 de salario de cada empleado y presenta el Formulario RT-6 cada trimestre.
¿Cuál es la tasa del impuesto de reempleo para empleadores nuevos?
La tasa inicial es de 2.7% y se mantiene hasta que el empleador haya reportado 10 trimestres. En 2026, las tasas van de 0.1% a 5.4% sobre salarios de hasta $7,000 por empleado.
¿Cuándo vence el Formulario 941?
El 30 de abril, el 31 de julio, el 31 de octubre y el 31 de enero, con paso al siguiente día hábil si cae en fin de semana. El del tercer trimestre de 2026 vence el 2 de noviembre de 2026, y el del cuarto, el 1 de febrero de 2027.
¿Deposito mensual o bisemanalmente?
Depende de los impuestos reportados en tu período de referencia. Para 2026, si tus impuestos del 941 entre el 1 de julio de 2024 y el 30 de junio de 2025 sumaron $50,000 o menos, depositas mensualmente; si pasaron de esa cifra, dos veces por semana. Los empleadores nuevos empiezan con depósito mensual.
¿En cuánto tiempo debo reportar a un empleado nuevo en Florida?
Dentro de los 20 días siguientes a la contratación, ante el Florida New Hire Reporting Center. Los contratistas independientes a quienes pagas $600 o más en un año calendario también se reportan dentro de 20 días.
Fuentes
- IRS - Publicación 15 (2026), guía tributaria del empleador (en inglés)
- IRS - Instrucciones de los Formularios W-2 y W-3 de 2026 (en inglés)
- Departamento de Ingresos de Florida - Tasas del impuesto de reempleo (en inglés)
- Departamento de Ingresos de Florida - Reportes y pagos del impuesto de reempleo (en inglés)
- Departamento de Ingresos de Florida - Reporte de nuevos empleados (en inglés)
- Departamento de Servicios Financieros de Florida - Requisitos de compensación laboral (en inglés)
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Información general, no asesoría tributaria, legal ni migratoria para tu caso. Las cifras y fechas se verificaron en fuentes oficiales en la fecha indicada y pueden cambiar; un CPA con licencia todavía no ha revisado este borrador. MTroncone CPA no está afiliada al IRS ni a ninguna agencia del gobierno.
